Bei der Schließung eines Arbeits- bzw. Dienstvertrages mit einem Bewerber, der nicht die deutsche Staatsangehörigkeit angekommen hat, sind weitere Unterlagen notwendig. Dabei ist zwischen Alt- und Neu- EU- Bürgern, Nicht- EU- Bürgern (Drittstaaten) und Staatenlosen zu unterscheiden.

1. Alt- EU- Bürger

Zu den Alt- EU- Staaten zählen neben Deutschland die Länder: Belgien, Dänemark, Finnland, Frankreich, Griechenland, Großbritannien, Irland, Island, Italien, Lichtenstein, Luxemburg, Niederlande, Nordirland, Norwegen, Österreich, Portugal, Schweden, Spanien. Der Arbeitgeber benötigt von seinem zukünftigen Arbeitnehmer die Unterlagen wie bei einem deutschen Arbeitnehmer, d.h. Kopie des Passes, Lohnsteuerkarte, Krankenkassenbescheinigung und Sozialversicherungsausweis. Die Aufenthaltserlaubnis- EU wurde zum 01.01.05 mit der Folge abgeschafft, dass ein Aufenthaltstitel nicht mehr benötigt wird. Dies führt dazu, dass der Arbeitnehmer sogar mit einem abgelaufenen Pass/Personalausweis wirksam eingestellt werden kann.

2. Neu- EU- Bürger

Bei den Neu- EU- Bürgern verhält es sich etwas anders. Zu den Beitrittsstatten 2004 zählen: Estland, Lettland, Litauen, Malta, Polen, Slowakei, Slowenien, Tschechien, Ungarn, Zypern.
Zu den Beitrittsstaaten 2007 zählen die beiden Länder: Bulgarien und Rumänien. Neben den oben genannten Unterlagen für deutsche Arbeitnehmer benötigt der Arbeitgeber eine gültige Arbeitsberechtigung- EU oder eine gültige Arbeitserlaubnis- EU. Dies gilt allerdings nicht für die Länder Malta und Zypern, denn dort herrscht EU- Freizügigkeit, d.h. im Falle der Einstellung eines Zyprioten oder eines Maltesers ist die Vorlage und Kopie des Passes ausreichend.

3. Drittstaaten und Staatenlose

Bei Bürgern aus Drittstaaten oder Staatenlosen ist neben den Papieren eines deutschen Arbeitnehmers entweder eine unbefristete Niederlassungserlaubnis, die die Arbeitserlaubnis automatisch enthält, oder eine befristete Aufenthaltserlaubnis, die ausdrücklich die Arbeitserlaubnis erhalten muss, erforderlich. Auch hier ist eine Ausnahme zu berücksichtigen. Bei der Einstellung eines Arbeitnehmers aus der Schweiz ist kein Aufenthaltstitel erforderlich. Auch in diesem Falle genügt die Vorlage und Kopie des Passes.

Es ist dem Arbeitgeber zu raten, die Unterlagen seiner Arbeitnehmer in zeitlichen Abständen auf die Gültigkeit des Nationalpasses und des Aufenthaltstitels hin zu überprüfen, denn im Falle der abgelaufenen Unterlagen ist eine Weiterbeschäftigung des betreffenden Arbeitnehmers nicht gestattet.